Öyle dönemler olur ki kendinizi akıntıya kapılıp sürükleniyormuş gibi hissedersiniz. Belki iş yaşamınızdaki yoğun tempodan, belki de iş dışındaki farklı rollerinizden dolayı aileniz, kendiniz ve diğer sorumluluklarınız için yeteri kadar zaman ayıramıyor olabilirsiniz. Bu yazımda zamanı verimli kullanma ve işleri önceliklendirme konusunda okuduğum kitaplar, gözlemlediğim insanlar ve iş yaşamımdaki öğrenimleri bir araya getirip sizlerle de paylaşmak istedim.

3 Adımda Zaman Yönetimi

Önceliklerinizi Belirleyin

Uzun bir yapılacaklar listeniz olabilir ama bir gün için en fazla 2-3 tane önceliğiniz olmalı. Peki önceliklendirmeyi neye göre yapacaksınız? Yapılması gerekenleri kendi içinde gruplayarak başlayın. Acil ve önemli olanları ilk olarak ele almanız gerekir. Ardından acil olmayan, ancak önemli işleriniz gelir; bunları “acil”e dönmeden uygun bir plana oturtmalısınız. Acil olan ancak sizin için önemli olmayan bir işi bir başkasına delege edebilirsiniz. Ne acil ne de önemli olan işleri de mümkünse elimine etmeye bakın.

Öncelik belirlemede bir başka etkili yol ise Pareto kuralı olabilir. İtalyan ekonomist Pareto 1895 yılında İtalya’daki ekonomik varlığın %80’inin toplumdaki %20’lik bir kesime ait olduğunu belirliyor. Ardından bu oranın birçok ekonomik alanda da geçerli olduğunu keşfediyor; örneğin müşterilerin %20’sinin satışın %80’ini oluşturuyor olması gibi. Benzer şekilde, eğer 10 maddelik bir yapılacaklar listeniz varsa, tüm listeden elde edeceğiniz faydanın %80’ini oluşturacak en önemli iki işinizi önceliklendirmelisiniz. Bir diğer deyişle, ufak işlerdense, fark yaratacak büyük bloklara odaklanın. Ayrıca detaylara kapılarak ilk seferden mükemmeli yakalamaya çalışmayın. Önce temel beklentiyi yerine getirin, ardından iyileştirmeye başlayın. Her zaman her şeyi mükemmel bir şekilde, önden planlayamazsınız, bazen “kervan yolda düzülür” mantığıyla işe koyulup, karşınıza çıkan engelleri yol üstünde aşabilirsiniz.

Sabahları kendinize o günün önceliklerini gözden geçireceğiniz yarım veya bir saatlik bir zaman ayırın. Ardından öncelikli ve odaklanmanız gereken işlere koyulun. Güne maillerinizi okuyarak başlamayın, aksi takdirde kendinizi sizin hedefleriniz yerine başkalarının hedeflerini gerçekleştirirken buluverirsiniz. McKinsey’e göre çalışanlar gününün üçte birini başkalarından gelen mailleri okuyup yanıtlayarak geçiriyormuş. Bunun yerine maillerinizi gözden geçirmek için kendinize 20 dakikalık üç ayrı zaman dilimi belirleyebilirsiniz. Bir maili açar açmaz direkt aksiyon alın; 5 dakikadan kısa sürecek bir konuysa hemen tamamlayın, bu sizi de motive edecektir. Daha uzun sürecekse o işi daha sonra tamamlamak için takviminize kaydedin veya bir başkasına delege edin. Ayrıca maillerinizi yeniden eskiye göre okumanızı öneririm, çünkü bazı konular siz dahil olana kadar kendi içinde çözülmüş oluyor.

Zamanınızı Planlayın

Elbette bir yapılacaklar listeniz olsun, ancak aklınıza gelen her şeyi bu listeye eklerseniz ve bir zaman planına dökmezseniz, günlerce, belki haftalarca bu listede ilerleme kaydedemezsiniz. Araştırmalar bu gibi listelerin yaklaşık %40’ının asla tamamlanamadığını gösteriyor. Bu nedenle önemli işlerinizi mutlaka takviminize gün ve saat bazında not edin. Bunun yanında, faturaları ödemek gibi rutinde yaptığınız işler için de takvimizde bir blok bulunsun. Ayrıca ilham veren makaleler okumak veya beyin fırtınası yapmak için rahatsız edilmeyeceğinizi bildiğiniz bir günün 1-2 saatini takviminizde kapatabilirsiniz.

Bu noktada Parkinson yasasına da mutlaka değinmek lazım. Parkinson der ki: “Bir iş, daima, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar.” Örneğin bir konuda bir toplantı yapılması gerekiyor. O toplantıyı iki saatlik planlarsanız, iki saat boyunca o konuyu konuşursunuz. Ancak aynı konu için yarım saatlik bir toplantı planlarsanız, muhtemelen yarım saat içinde o konuyu çözüme kavuşturursunuz. Yani bir işe ne kadar vakit ayırırsanız, o işi o kadar sürede tamamlarsınız.

Harekete Geçin

Öncelikleri belirledik, zaman planlaması yaptık, sıra geldi harekete geçmeye. Brian Tracy “Ye O Kurbağayı” kitabında der ki: “Eğer her sabah canlı bir kurbağa yerseniz günün geri kalanında başınıza daha kötü bir şey gelmez.”. Burada kurbağa, listenizde bulunan ancak bir süredir ertelediğiniz önemli olan bir işi simgeliyor. Siz o işi erteledikçe onun varlığı sizi daha çok strese sokacak ve devamlı aklınızı meşgul edeceğinden diğer işlerinizde de verimsizlik yaratacaktır. Ancak günün başında ilk iş olarak o kurbağayı yerseniz, hem önemli bir işi tamamladığınızdan kendinizi motive hissedersiniz, hem de daha az önemli diğer işleri daha verimli bir şekilde tamamlayabilirsiniz.

Bazı zamanlar olur ki bir işi tamamlamak için kendinizi bir türlü motive edemezsiniz. Bu noktada Pomodoro tekniği de size oldukça yardımcı olabilir. Adını domates şeklindeki mutfak zamanlayıcısından alan bu teknikte, odaklanıp kesintisiz bir şekilde 25 dakika çalışıyorsunuz, ardından 5 dakika ara veriyorsunuz ve o iş tamamlanana kadar bu döngüyü devam ettiriyorsunuz. Örneğin bir haftalık tatil sonrası biriken ama gözünüzde büyüyen yüzlerce maili tek seferde okumaya çalışmak yerine bu şekilde eritebilirsiniz.

Son olarak, bir konuyu çözüme kavuşturmada tıkandığınızı düşünürseniz, o işi orada bırakın ve başka şeylerle ilgilenin. Yürüyüşe çıkın, yemek yiyin, uyuyun veya evinizle ilgilenin. Bırakın o işi bilinçaltınız yapsın, zaten size fark ettirmeden düşünmeye devam edecektir.

Kapak Fotoğrafı: Aron Visuals (Unsplash.com)

İlginizi çekebilir: Başak Aydın’dan Alışkanlık Kazanma Rehberi